Simplifiez votre facturation avec Fiduly
30 jours d’essai gratuit · Sans carte de crédit
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Ce guide explique comment créer, envoyer et suivre vos factures dans Fiduly. Vous y trouverez les étapes pour créer une facture, configurer vos paramètres de facturation, envoyer des rappels, activer la QR-facture suisse, générer des factures récurrentes et créer une facture à partir d’un devis ou d’une commande.
Les factures créées dans Fiduly peuvent être liées à vos paiements, à votre comptabilité et, si votre entreprise est assujettie, à votre TVA.
Pour une présentation commerciale du module, consultez aussi la page logiciel de facturation suisse avec QR-facture.
Dans le menu de navigation, allez dans « Mon activité », puis ouvrez l’onglet « Factures ».
Cliquez sur le bouton vert « Nouvelle facture ».
Si vous envoyez la facture par un autre moyen, par exemple par la poste, vous pouvez télécharger le PDF depuis la page de la facture, puis marquer la facture comme envoyée manuellement.
Dans le menu de navigation, allez dans « Paramètres », puis ouvrez l’onglet « Facturation ».
Depuis cette section, vous pouvez configurer les valeurs par défaut utilisées pour vos nouvelles factures, choisir un modèle de document et personnaliser certains paramètres d’envoi.
En cliquant sur « Paramètres email », vous pouvez configurer le contenu de l’email qui accompagnera votre facture. L’email apparait comme envoyé depuis votre adresse mail.
Dans le menu de navigation, allez dans « Mon activité », puis ouvrez l’onglet « Factures ».
La liste des factures affiche les factures ouvertes, payées ou en retard. Lorsqu’une facture est échue, vous pouvez générer un rappel.
Sélectionnez la ou les factures en retard, en cochant la ligne et sélectionner l’icône email (en vert) pour envoyer une facture de rappel. Une boîte de dialogue apparaît pour confirmer ou annuler l’envoi.
Si la date de paiement est dépassée, la facture sera envoyée avec un rappel et le statut de la facture changera à ‘Rappel de paiement’
Il y a trois niveaux de rappels dans Fiduly:
Pour passer d’un niveau au suivant, cliquez sur le bouton ‘Passer à l’étape suivante dans le processus de rappel’. Vous pouvez aussi à tout moment éditer la facture pour changer de statut et générer la lettre de rappel correspondante.
Dans le menu de navigation, allez dans « Paramètres », puis ouvrez l’onglet « QR-facture ».
Fiduly prend en charge deux types de QR-factures :
Cochez l’option « Ajouter une QR-facture aux factures » pour générer la section de paiement QR par défaut dans vos factures, puis cliquez sur « Sauvegarder ».
La QR-facture contient les informations nécessaires au paiement sous forme lisible et dans le Swiss QR Code. Pour les exigences officielles, consultez les informations de SIX sur la QR-facture suisse.
Si la QR-facture est configurée dans les paramètres, elle peut être ajoutée automatiquement à vos factures selon votre configuration.
Vous pouvez aussi l’ajouter lors de la création ou modification d’une facture en cochant l’option « QR-facture ».
Cette option permet d’intégrer la section de paiement QR au PDF de la facture.
Si vous devez facturer un client à une fréquence régulière, pour un abonnement à un service par exemple, vous pouvez utiliser le module Ventes Récurrentes pour définir un modèle de facture (ou de commande) et une fréquence (quotidienne, mensuelle, hebdomadaire ou annuelle). Fiduly se chargera de générer les factures à la fréquence définie.
Fiduly génère ensuite les documents selon la fréquence définie.
Dans le menu de navigation, aller dans « Mon activité », puis choisir l’onglet « Ventes récurrentes», en cliquant sur le bouton vert.
Renseigner le type de document (facture ou commande) que vous souhaitez générer et la fréquence.
Vous pouvez personnaliser certains champs dans les documents générés, notamment la description des articles et les textes avant et après la liste des articles.
Pour cela, utilisez les symboles suivants :
$DATE date du document ex. 3/12/2022
$DAYOFMONTH jour du mois (1 à 31)
$MONTH le mois ex. Janvier
$YEAR l’année ex. 2022
$DAY jour de la semaine ex. Lundi
Vous pouvez ajouter ou soustraire un chiffre à ces symboles (sans espace). ex. $YEAR+1 $MONTH+3 ou $DAY-1
Quelques exemples pour un document généré le 1/1/2022 :
Abonnement $MONTH à $MONTH+3 $YEAR —-> Abonnement Janvier à Mars 2022
Commande du $DAY $DATE, reçue le $DAY+1 $DATE+1 —-> Commande du Samedi 1/1/2022, reçue le Dimanche 2/1/2022
Abonnement biannuel $YEAR à $YEAR+1 —-> Abonnement biannuel 2022 à 2023
À partir de la liste des devis ou des commandes, cliquez sur l’icône « Facturer » dans la colonne « Action ».
Fiduly ouvre alors une page de création de facture avec les données du devis ou de la commande déjà préremplies. Vous pouvez vérifier les informations, les modifier si nécessaire, puis sauvegarder la facture.
Vous pouvez aussi créer une facture depuis la page de détail d’un devis ou d’une commande en cliquant sur l’icône « Facturer ».
Autrement, vous pouvez aussi, à partir de la page « Devis » cliquez sur l’icône « Facturer ».
Ou, pour les commandes, à partir de la page « Commande », cliquez sur l’icône « Facturer »
Fiduly génère automatiquement un numéro unique de facture et de devis, qui s’incrémente d’un document à l’autre. Ce numéro s’affiche par défaut sur les documents comme référence à communiquer aux clients.
Si vous souhaitez utiliser vos propres références, allez dans « Paramètres », puis ouvrez l’onglet « Facturation ». Cochez ensuite l’option « Utiliser votre propre référence de facture » et cliquez sur « Sauvegarder ».
Lorsque vous éditez une facture ou un devis, un champ « Référence facture » ou « Référence devis » apparaît. Vous pouvez y indiquer la référence à afficher sur le document.
Cette référence personnalisée n’empêche pas Fiduly de reconnaître automatiquement les paiements dans vos relevés bancaires.
Ainsi, lorsque vous éditez une facture ou un devis, un nouveau champs « Ref. Facture » ou « Référence devis » apparaît et vous permet de modifier la référence que vous communiquez à vos clients sur les documents à la place du numéro généré par le logiciel.
Ceci n’altère pas la capacité du logiciel à automatiquement reconnaître les paiements des factures dans vos relevés de banque.
Retrouvez les réponses aux questions les plus fréquentes sur les factures, rappels, QR-factures, factures récurrentes, devis, commandes et références personnalisées dans Fiduly.
Dans « Mon activité », ouvrez « Factures », cliquez sur « Nouvelle facture », choisissez le client, ajoutez les lignes de facture, puis sauvegardez ou envoyez la facture par email.
Oui. Vous pouvez envoyer une facture directement par email depuis Fiduly et personnaliser le contenu de l’email dans les paramètres de facturation.
Depuis la liste des factures, sélectionnez les factures en retard, puis cliquez sur l’icône email pour envoyer un rappel. Fiduly permet aussi de gérer plusieurs niveaux de rappel.
Oui. Vous pouvez configurer la QR-facture dans les paramètres et l’ajouter automatiquement ou manuellement aux factures.
Oui. Le module « Ventes récurrentes » permet de créer des factures ou commandes selon une fréquence quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle..
Oui. Depuis un devis ou une commande, cliquez sur l’icône « Facturer » pour générer une facture avec les informations préremplies.
Oui. Vous pouvez activer les références personnalisées dans les paramètres de facturation, puis indiquer une référence spécifique sur chaque facture ou devis.
Pour aller plus loin, consultez aussi les pages liées à la facturation, à la TVA, aux commandes, aux dépenses et à la comptabilité.